展现你的专业度，你可能没注意过的电子邮件礼仪

现代的商务沟通非常仰赖于电子邮件的往来，相比于透过通讯软件，电子邮件有它不可替代的特性与优点。虽然你每天都会收发信件，但你是否留意过撰写信件时的一些细节与礼仪呢？有鉴于商务往来的正是性，笔者整理出一些值得留意的小细节，让你可以在信件中展现自己的周到与专业度。
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展现你的专业度，你可能没注意过的电子邮件礼仪

你不必是个专业的作家也能写电子邮件，但是在撰写电子邮件的时候需要考虑到一些注意事项，尤其是商务往来信件时，礼貌与细节格外重要，可以让收件人从信件中感受到你的专业度，只要注意一些小地方，收件的感受就大不相同。下面笔者会依照各字段分门别类来讲讲各部分要注意的细节。

电子邮件字段

仔细检查收件人的地址

如果你曾经因为过度依赖电子邮件应用中的「智能建议」而向错误的收件人发送电子邮件，那你应该知道这种情况有多么尴尬，尤其是内含敏感的报价单、文件等地信件更是要小心。只需要多花一分钟就可以检查收件人的姓名、电子邮件地址，如果你的信箱应用会主动将邮件地址转换显示收件人姓名，只需按下收件人姓名或是将鼠标光标悬停在收件人姓名上，即可显示原本的地址，检查一下避免不必要的麻烦。
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主旨力求简洁明了

电子邮件的主旨应该简洁而有意义，这能让收件人一目了然地准确查看邮件内容，甚至可以从主旨叙述中了解邮件的重要性先后。所以在主旨中，你不应该加入太多修饰用语，尽量保持简短且写明重点，让它能够用最少的字表达信件内容的重点。
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必要时加入副本与密件副本

并非每个你希望它收到信件的人都属于「收件人」栏位的一份子，举例来说，你寄给客户一封信件，但希望让自己团队成员或是主管可以同步收到内容，这时候就可以用「副本」（CC）来填入其他人。如果不希望收件人看到副本收件人，那么你可以用「密件副本」（BCC）来做到寄发其他人又保持这些人的隐私性。妥善运用这两个字段，让收件人感受到你的尊重，还可以同时达成其他协作者同步沟通进度的作用。
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信件本文

很明显地，在信件本文这最大的字段中就是你撰写信件内容的地方，但是除了主要内文之外，还有一些小细节可以为你加分。

增添开头问候语

当你在撰写商务邮件时，问候语特别重要，像是加上一个「XXX，您好」、「亲爱的 XXX」等礼貌性的开头会让人在展信时有良好的第一印象，所以不要急吼吼的从一开始就忽然写正文，这样会让人觉得有点冒失。
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使用易于阅读的字体

虽然将内文用不同字体可以展现一点不一样的风格，但对于实际上阅读信件的人来说，「太独特」的字体在阅读上显然不是最佳选择。你可以用像是微软正黑体、新细明体或是干脆用预设字体来撰写，这些经典字体不仅是大多数电子邮件客户端的标准字体，而且更容易阅读，同时也比过于活泼的字体更显专业。
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在信件最后加上签名文件

与开头用的问候语类似，在商务邮件中不加签名文件就像没有结尾一样，很可能会被视为不够专业。签名文件中不该只有寄件人的姓名，应该要包含收件人需要的基本联络信息。电子邮件签名各不相同，但你可以在其中加上个人的全名、公司名称、职务名称、联系电话、企业官网和社交媒体链接。即使你不想要用签名文件，最基本也要有个人名称，好让收件人更清楚这封信到底是谁寄来的。
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用语、用词

除了妥善填写电子邮件中的每个字段与邮件本文这些基础内容外，还有一些信件中你应该要注意的细节，你应该加大某些字眼来强调吗？你应该加上幽默感吗？接下来一起了解一下。

注意大小写与文字格式

如果你经常撰写英文信件，这点对你特别重要。使用全部大写的字母、粗体或是下底线来强调某个词句、字汇可能是很多人的习惯，但如过内文中过多使用，则会使得完全违背了突出重点的目的，并且使得语气好像很激进。
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尽量避免在信件里面使用全大写，以免收件人觉得你好像是在大吼大叫些什么; 必要时请谨慎使用粗体、斜体与下底线等特殊文字格式。如果是中文信件，尽可能不要用斜体，因为斜体对中文来说会造成阅读上的困难。

尽量减少幽默感和表情符号

虽然大多数人喜欢来点幽默感缓和气氛，但在商务电子邮件里面这并不是相当必要的部分。原因在于收件人看不到你的肢体语言、表情，也听不到你的笑声，在书面沟通中很容易会曲解或误解你的用意，让玩笑被当真或让人觉得冒犯，尽管你一开始并不是这个意思。
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除了少点幽默感外，还有尽量不要在商务信件中过度使用表情符号，虽然笑脸、大拇指等在聊LINE时或传简讯很有帮助，但是在商务信件里面会为专业度扣分。

检查附件

相信很多人都曾经忘记在信件里面夹带附件，后来还要补寄或是直到对方通知你才晓得。在点击发送之前花个几秒钟确保信件里面已经包含任何必要的附件。

其他沟通礼仪

商务电子邮件礼仪虽然不太活泼，而且好像一板一眼的，但你可以更礼貌、更体贴，让收件人感觉舒心。

为移动设备设想简化内文

随着越来越多人会在手机等移动设备上查阅信件，没什么比收到一篇字多到你必须向下卷了好几次才能难完全文的邮件更糟糕的了。在撰写电子邮件时就该把移动设备阅读考虑进去，减少不必要的装饰性词语、冗词赘字，直接进入正题。
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安排在工作时间寄送信件

如果你的电子邮件应用提供便利的寄送信件时程安排功能，你可以在发送信件时加以利用。最糟糕的信件发送时间就是工作日结束后甚至是半夜的时间点，这会打扰到对方的休息时间。除非很有必要，或是非常紧急内容（不过这时候打电话应该更快），请尽量将电子邮件发送时间安排在对方工作日的工作时间（不同时区的话也可以帮忙换算一下）。
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